Business Process Engineering : Teknik Untuk Merekayasa Proses Bisnis

Table of Contents

Proses bisnis dapat diartikan sebagai suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. 

Proses bisnis tidak dapat dipisahkan dengan Business Proses Management (BPM) karena pendekatan BPM berfokus untuk menyeleraskan semua aspek organisasi dengan keinginan dan kebutuhan para klien. Bahkan dapat dikatakan bahwa keinginan (wants) dan kebutuhan (needs) adalah tujuan bisnis itu sendiri. Jadi, BPM upaya untuk meningkatkan proses secara berkelanjutan atau terus menerus (contineously).

Bagaimana cara untuk merekayasa proses bisnis ? Let's me go..
Secara berurutan teknik untuk merekayasa proses bisnis dijabarkan melalui proses berikut :

1. Mengidentifikasi proses (Identify a process) 
2. Mengidentifikasi awal dan akhir dari proses (Identify start and end of the process)
3. Mengidentifikasi pihak yang terkait dengan proses (Identify process participants)
4. Mengidentifikasi aktivitas proses as-is (Identify as-is process activities), yaitu proses bisnis sebagaimana adanya
5. Mengidentifikasi aturan bisnis (Identify business rules)
6. Mengidentifikasi area untuk optimasi (Proses to-be), yaitu kegiatan proses dan aturan bisnis yang dapat ditingkatkan (improved) ataupun dieliminasi (eliminated) 
7. Menggambarkan proses to-be menggunakan diagram alir. 

Baik, akan saya contohkan bagaimana mengimplementasikan langkah-langkah merekayasa proses bisnis seperti diatas. Studi kasus yang saya contohkan adalah proses permohonan cuti (Leave Application Process)

Mengidentifikasi proses, proses yang akan direkayasa adalah proses Leave Application, atau disebut juga aplikasi permohonan cuti pada suatu perusahaan. 

Mengidentifikasi awal dan akhir dari proses, proses diawali dengan pemohon (applicant) yang mengajukan formulir Leave Application. Dan proses diakhiri dengan hasil Leave Application yang diinformasikan kepada pemohon. 

Mengidentifikasi pihak yang terkait dengan proses, pihak yang terlibat dalam proses Leave Application antara lain : 

Leave Applicant adalah pihak pemohon cuti

Leave Approver adalah pihak yang memberikan persetujuan cuti terhadap pemohon

Human Resource Department (HRD) adalah pihak perusahaan yang menangani manajemen sumber daya manusia 

Mengidentifikasi aktivitas proses as-is, urutan proses as-is antara lain :

1. pemohon mengajukan formulir Leave Application ke Approver
2. Approver memeriksa kelengkapan berkas pemohon 
3. Approver menyetujui atau menolak Leave Application pemohon
4. Approver menginformasikan kepada pemohon 
5. Approver menyerahkan berkas Leave Application yang telah disetujui kepada HR Department

Mengidentifikasi aturan bisnis, aturan bisnis antara lain : 

1. Jika berkas pengajuan cuti dirasa cukup : maka Approver memproses persetujuan cuti. Jika tidak : maka menolak permohonan cuti
2. Jika permohonan cuti disetujui : maka approver menyerahkan berkas permohonan cuti kepada HR Department dan menginformasikan persetujuan kepada pemohon. Jika tidak : maka memberitahukan pemohon bahwa permohonan cuti ditolak 

Aktivitas process to-be, proses to-be dapat dijabarkan seperti berikut : 

Menggambarkan proses to-be, menggunakan diagram pemodelan proses bisnis (BPMN)

Demikian penjelasan singkat saya tentang bagaimana teknik untuk merekayasa proses bisnis (Business Process Engineering) menggunakan langkah-langkah yang sistematis. Saya berharap teman-teman dapat mengembangkan teknik rekayasa tersebut untuk diimplementasikan pada kasus-kasus yang lain. Semoga penjelasa ini memberikan manfaat. 

Salam